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今天,我们将探讨合同要求的艺术和科学发展在联邦政府项目办公室和Jama连接如何被使用。开云官网手机网页版入口而针对联邦民用和国防部项目办公室,这里的许多经验教训将直接应用于企业项目办公室。
除了少数例外,联邦政府不构建任何东西。他们谈判合同与平民承包商建造东西。项目办公室定义了合同要求,进行一个源选择最佳承包商授予合同,然后管理承包商的性能,以确保需求得到满足。至少,这是极其的简化版本联邦收购监管(远)的过程。
今天,让我们来看看两个关键项目办公室需求文档用于征集行业,请求信息(RFI)和提案请求(RFP)。有时候这些文档由不同的名字,但我会坚持RFI和RFP。
RFI是第一个公共需求文档用于确定有足够的兴趣收购可以做这样一个竞争激烈的行业,并征求专家输入的初始需求所以政府不忽略任何收购后会导致问题。
RFP是更正式的需求文档用于征求行业正式提案,是合同的基础。它主要是充满样板法律和合同语言,一些定制的部分描述了实际的需求和建议将如何被评估。
RFI的目的是收集信息和见解从产业RFP,这样你就不会搞砸。答案的质量提供了应对RFI正比于RFI的质量问题。RFI也是一个强烈的信号的严肃和专业行业发出RFI的项目办公室,并将影响他们决定提交一个深思熟虑的建议。
一般来说,项目办公室将有一组用户的需求,要么生成内部项目办公室或外部组织项目办公室的支持。很容易就发布一个RFI与需求和问这个行业“你能满足这些吗?”——但这并不计划办公室提供洞察力。最好的RFI的深思熟虑,要求精心设计问题行业不仅涵盖了用户需求,但提供洞察需求缺口,应避免潜在收购的缺陷,暴露出一系列选项如何优化收购。
Jama连接的作用是什开云官网手机网页版入口么?开云官网手机网页版入口Jama是连接平台在射频识别的问题,合作,和优化。例如,下面是一个示例的截图Jama连接项目我们有潜在的用户需求和一组RFI的问题。开云官网手机网页版入口通过使用Jama连开云官网手机网页版入口接,现在可以有效地与整个政府的利益攸关方合作。开云官网手机网页版入口Jama连接也可以帮助组织所有的反应,是实际的教训。
Jama连接的美妙之处在于,开云官网手机网页版入口它使RFI和RFP之间的连续性。从行业获得输入是无用的,如果它不能被处理,用于优化招标书中的要求。RFP就是要求“真实”,和一组需求RFP将演变成正式的合同要求。项目办公室和承包商都受益于定义良好的,客观的,容易理解的需求。
现在工业提供了应对RFI,项目办公室,像我这样的人来筛选所有的意见和决定需要做出什么改变了RFP需求之前出版。这就是Jama连接发光。开云官网手机网页版入口开云官网手机网页版入口Jama连接让我从行业有效地评估每个输入,然后相应地更新RFP。RFP接近完成,审查它经历通过广泛的政府利益相关者包括项目办公室、用户代表,测试组织,法律办公室,办公室萎缩,仅举几例。开云官网手机网页版入口Jama连接让我保持单一来源的真理在这复杂的审查过程,并允许所有的利益相关者都有详细的可见性的要求。
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现在是一个很好的时间来解释为什么Jama连接有影响和为什么这样做在一开云官网手机网页版入口个文字处理器或电子表格只是不够好。开云官网手机网页版入口Jama连接允许整体开发合同的需求同时确保只有公开信息发布缔约社区。这允许项目办公室把一切放在Jama连接和出口只需要发布RFI / RFP,而不是传播这个信息在不同的文档,电开云官网手机网页版入口子邮件流量,备忘录记录,等等。
让我们来看看一个特定项目办公室要求,和上下文被包括在Jama连接。开云官网手机网页版入口记住,这不仅仅是一个存储库的需求,这是地方构建、协作和批准要求。在Ja开云官网手机网页版入口ma连接你写它,分享它,完善它,通过它,最后导出正确的格式。
因为我前空军,我们会挑选我最喜欢的一个需求。正式批准的要求是“质量信息系统应当提供决策。“现在,你可能会想象,背景决定一切,因此要求必须在RFI / RFP有用的要反映的情况下,更高层次的要求。
如你所见,原始的需求创造了很多的讨论,最终被替换为更具体的要求。不仅如此,我们现在有一个方法包括上下文相关源选择评估、风险、成本、和测试以及合同。现在,这个要求在Jama连接可以在政府内部合作项目开云官网手机网页版入口办公室和其他利益相关者。这意味着一切都在一个地方,如果有一个改变的要求,会立即理解为变化可能影响的地方。或许同样重要的是,它提供了项目办公室领导洞察项目办公室的实际对需求的理解,他们准备通过选择来源。
最后,RFP提交收购机关批准。一旦批准,合同将发布招标书和源选择的乐趣开始。
请继续关注本博客系列在下一篇文章中,周四发布,6月10日。
